Jedes Ziel eines Unternehmens, eines Selbstständigen oder eines Freiberuflers ist die Gewinnmaximierung. Für die Zielerreichung sind Preiskalkulationen unabdingbar.
Eine Kalkulation ist eine objektbezogene Rechnung. Die Kalkulation erfolgt auf der Grundlage der Kosten- und Leistungsrechnung des internen Rechnungswesens. Das interne Rechnungswesen unterliegt in der Regel keinen gesetzlichen Anforderungen. Es gibt die tatsächlichen betrieblichen Verhältnisse, aufgebaut nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten wieder. Jedes Unternehmen kann daher nach seinen betrieblichen Interessen und Bedürfnissen das interne Rechnungswesen aufbauen. Externe erlangen keinen Einblick in die Unterlagen. Eine Ausnahme bilden die öffentlichen Ausschreibungen. Für die Kalkulation von öffentlichen Aufträgen müssen die Kalkulationsgrundlagen für die Angebote gemäß der Verordnung über die Preisermittlung bei öffentlichen Aufträgen offen gelegt werden.
Kalkulationen können sich als Nachkalkulation auf die Vergangenheit oder als Vorkalkulation auf die Zukunft beziehen. Kalkulationen dienen der Ermittlung der Stückkosten zur Bewertung von Bestandsveränderungen bei fertigen oder teilfertigen Arbeiten und von Eigenleistungen, der Ermittlung der Selbstkosten pro Stück, als Basis für die Preiskalkulation (Vorkalkulation) und von Nachkalkulationen der Selbstkosten und Preise (Zwischen- oder Nachkalkulation).
Weiterhin dienen Kalkulationen der Entscheidungsfindung u.a. für Investitionen, über das optimale Produktionsprogramm, über die Annahme von Zusatzaufträgen ebenso wie über Eigenfertigung oder Fremdbezug.
Die Kalkulationsmethoden zur Ermittlung der Herstell- bzw. Selbstkosten sind abhängig von der Branche: Bei einer Einproduktfertigung findet die Divisionskalkulation, bei einer Sorten- bzw. Serienfertigung die Äquivalenzziffernrechnung, bei eine Mehrprodukt- fertigung die Zuschlagskalkulation, bei einer Kuppelproduktion die Kalkulation gem. Restwert- oder Marktwertverfahren und beim Handel die Handelskalkulation Anwendung.
Hierbei kommen Tabellenkalkulationsprogramme effektiv zum Einsatz. Die Software ermöglicht das Erstellen von Tabellen mit integrierten Berechnungen (Kalkulationsschema, welches gleichzeitig als Angebotskalkulation, als mitlaufende Kalkulation und Nachkalkalkulation genutzt werden kann) und die ebenfalls als Formblätter aufgebaut und für nachfolgende Kalkulationen verwendet werden können. Die Tabellen können eine Vielzahl von Daten erhalten. Um diese übersichtlich zu präsentieren, kann eine grafische Darstellungen der Kalkulationen hilfreich sein.
Auf der Grundlage der Vorkalkulation können die Ausschreibungen erfolgen. Während der Ausführung von Ausschreibungen, d.h. während den Realisierungsphasen, wird eine steuerungsbezogene Durchführungskontrolle hinsichtlich Termine und Budgets notwendig. Dies erfordert die Erstellung einer Zwischenkalkulation mit Soll-/Ist-Vergleich für eventuell notwendig werdende Änderungen der Planungsprämissen z.B. in Bezug auf die Kostenentwicklungen. Die Zwischenkalkulation ermöglicht dann ebenfalls eine Überprüfung der Auswirkungen auf das gesamte Projekt. Nach der Ausführung der Aufträge erfolgt eine Auswertung von Ausschreibungen zur Bereitstellung ergebnisorientierter Informationen und als Nachkontrolle.
Bei Bauleistungen nach VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) gelten besondere Abrechnungsregeln. Die gesetzliche Abrechnungsfähigkeit und die in Ansatz gebrachten Massenansätze werden bei der Rechnungs- und Aufmassprüfung zu Grunde gelegt.