Jedes Unternehmen hat von Beginn seiner Gründung an die klassische Dreierteilung Geschäftsführung, Sekretariat und Buchhaltung. Selbst wenn am Anfang einige der Aufgabengebiete in Personalunion wahrgenommen werden, orientiert sich dennoch der Arbeitsablauf inklusive Aktenführung bis hin zur Ablage an dieser Gliederung.

Später, im Verlaufe der Unternehmensgeschichte, erfolgt zunächst die personelle, dann die räumliche Trennung. Die Buchhaltung bleibt eine der wichtigsten Abteilungen, und die Personalführung tut gut daran, hier in Qualität und Quantität des Personals zu investieren. Und recht bald stellt sich die Frage, ob die Buchhaltung als Inhouse-Lösung geführt, oder ausgelagert werden soll.

In beiden Fällen müssen in Zusammenarbeit von Buchhaltung und kaufmännischer Abteilung vorbereitende und laufende Arbeiten erledigt werden. Sie dienen allesamt dem Ziel, zu jedem Zeitpunkt einem möglichst genauen Überblick über die einzelnen Bilanzposten von Aktiva und Passiva zu haben.

Da geht es um Eingangs- und Ausgangsrechnungen, um deren Erfassung, um die Überwachung von Zahlungseingängen sowie um die fristgerechte Begleichung offener Rechnungen. Eine geordnete und genaue Belegsortierung ist ebenso wichtig wie das Mahnwesen. Denn offene Forderungen bedeuten Liquiditätsverlust bis hin zur Inanspruchnahme von Krediten und Fremdmitteln. Die gesamte Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung erfolgt in enger Abstimmung zwischen Buchhaltung und Kaufmännischer Abteilung.

• Belegsortierung
• vorbereitende Buchhaltung
• Kassenbuchführung
• Buchen der lfd. Geschäftsfälle
• Lfd. Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Mahnwesen

Hinzu kommt noch der Personalbereich mit Lohn- und Gehaltszahlungen. Je nach organisatorischer und personeller Unternehmensstruktur bleibt der Personalbereich der Geschäftsführung vorbehalten, wobei viele Vorgänge des Alltages im Sekretariat erledigt werden. Also geht es hier um ein enges, vertrauensvolles und vertrauliches Miteinander zwischen Sekretariat und Buchhaltung.

Wenn die so genannte vorbereitende Buchhaltung inklusive der Kassenbuchführung abgeschlossen ist, erfolgt das eigentliche Buchen der laufenden Geschäftsvorfälle. Entweder ist die eigene Buchhaltung organisatorisch und personell so ausgestattet, dass das hier gemacht wird, oder aber die externe Steuerberatungskanzlei übernimmt ab jetzt Arbeit und Verantwortung. Die vorbereitenden Arbeiten sind in beiden Fällen dieselben. Die Buchungsbelege sind inzwischen sachlich und rechnerisch richtig geprüft, abgezeichnet und nach dem hausintern bestehenden System geordnet. Dazu gehören auch die laufende Nummerierung der Belege sowie die Unterteilung in Konto, Kasse und kassenunwirksame Umbuchungen. Wenn über mehrere Konten gebucht worden ist, wird alles dementsprechend getrennt.

Die kaufmännische Betreuung der monatlichen Buchungsvorgänge ist ein sehr komplexer, aber auch interessante Arbeit. Wichtig ist, dass alle Arbeitsvorgänge inhaltlich verstanden sind. Es reicht nicht aus, verschiedene Tätigkeiten rein mechanisch aneinander zu reihen, ohne den Sinn und die Hintergründe zu kennen. Eine Mitarbeit in der kaufmännischen Abteilung oder Buchhaltung setzt Interesse und eine dauerhafte Lernbereitschaft voraus. Denn im Gegensatz zum Archiv sind beides lebende Abteilungen im Unternehmen.

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